Как перестать «тушить пожары» на работе

На самом деле, я бы предпочла не считать, сколько раз за мою карьеру я была в состоянии паники, пытаясь преодолеть один кризис после другого.

Нумерация страниц в этой презентации неправильная, а отправить ее нужно сегодня! Мы пропали, точно пропали!

О нет, я не могу отредактировать для тебя этот документ. Я сейчас работаю над миллионом других задач, а ты даешь мне на все про все 12 секунд!

Ааа! В принтере застряла бумага, а мне нужно напечатать 200 страниц за оставшиеся три минуты!

Когда я оглядываюсь назад, понимаю, что все ситуации вовсе не были кризисами. Правда заключается в том, что главной проблемой был не объем работы. И проблема была не в коллегах, которые скидывали на меня свои задачи или некачественно выполняли работу (хотя это определенно вызывало трудности время от времени). Нет — проблема была во мне.

Большую часть «пожаров», тушением которых я занималась, можно было предотвратить, просто изменив некоторые подходы к выполнению работы.

Если вы чувствуете, что постоянно действуете наугад, возможно, причины в нижеперечисленных привычках. Если узнали себя — не отчаивайтесь. У меня есть несколько предложений, как войти в правильное русло.

В последний год учебы я запланировала проведение ярмарки с более чем 30 участниками. В день мероприятия я лихорадочно носилась, собирая все, что должно было быть готово к открытию.

Не было никакой причины, которая помешала мне приготовить все необходимое накануне, или даже за неделю раньше. Это была просто отсрочка ради отсрочки.

Если бы я не отложила все дела на последнюю минуту, мой уровень стресса был бы гораздо ниже. Я бы тепло и спокойно встречала гостей и участников. И мои несчастные помощники не прятались бы в комнате для персонала от моего гнева.

Что нужно изменить

Ключ к устранению таких ситуаций — сознательное отношение к своему времени. Запланируйте время на подготовку в своем календаре — десять минут или два часа, в зависимости от того, сколько времени займет проверка всех приготовлений и обсуждение всех возможных накладок.

Установите свой собственный срок выполнения ранее, чем на самом деле нужно закончить задачу — если что-то пойдет не так в последнюю минуту, у вас будет время на изменение окончательного плана или продукта.

Конечно, вы присутствуете на встречах — но только физически. Вам тяжело сфокусировать внимание на других людях. В результате вы упускаете важную информацию, что стоит вам большого количества нервов.

Возможно, вы не знали о том, что клиент попросил предоставить отчет на три дня раньше, чем обычно — а вы еще очень далеки от завершения отчета. Между тем вы бы знали об этом изменении срока, если бы внимательно слушали участников планерки. Или, возможно, вы не знали об отмене участия спикера в мероприятии на этих выходных и у вас нет никакой замены, потому что вы просматривали ленту в Фейсбуке в тот момент, когда коллега рассказывал об этом изменении.

Что нужно изменить

Это очень просто. Закройте ваш ноутбук. Выключите звук на телефоне. Устраните все другие возможные помехи. Делайте записи и задавайте вопросы, если в чем-то не уверены или упустили информацию. Разумно используйте время для общения с коллегами, чтобы во время самостоятельной работы у вас было все необходимое для спокойного выполнения задачи.

Когда мы говорим, что у нас нет времени, это не всегда правда. У нас есть время, просто мы используем его неразумно.

Но в те моменты, когда времени действительно нет, чаще всего это связано с тем, что мы взяли на себя слишком много задач.

Неважно, в какой сфере вы работаете, у вас должно быть время на обсуждения и просто общение с коллегами. Конечно, иногда наш день действительно расписан по минутам. И это нормально. Но если так выглядит каждый день, то пришло время перемен.

Что нужно изменить

Рассортируйте ваши задачи по важности и учитесь говорить «нет», если какие-то задачи неважны или не связаны с вашими целями. Если вы постоянно перегружены, обсудите с руководителем, можно ли пересмотреть ваши обязанности — на короткий период или насовсем. И будьте честными в этом обсуждении.

Каждое утро вы вскакиваете с кровати, натягиваете первую попавшуюся одежду, быстро умываетесь и выбегаете из квартиры.

Спешные сборы на работу с самого утра настраивают вас на стрессовый режим. Возможно, вам нравится собираться за 10 минут, однако подумайте, как это влияет на вашу жизнь в режиме бесконечного забега.

Что нужно изменить

Жестокая правда: если это одна из причин, по которой вы постоянно раздражены, вам нужно просыпаться раньше. А чтобы сделать это, необходимо убедиться, что вы также раньше ложитесь спать и у вас есть 7-9 часов для полноценного сна.

Начните с подъема хотя бы на 15 минут раньше — вы не поверите, как эта небольшая разница во времени изменит вашу жизнь. Если вы можете увеличить это время до 30 или даже 45 минут — даже лучше. Если ваше утро проходит спокойно и осознанно, то и остальной день может пройти также.

Есть некоторые профессии, которые почти всегда подразумевают высокий уровень стресса и в которых нужна способность работать в быстро меняющихся условиях (например, врач или пожарный). Но для большинства профессий этого не требуется.

Постоянно жить в режиме кризиса — ненормально, в таком режиме тяжело добиться отличных результатов. Если вы уже изменили некоторые из этих плохих привычек, а улучшения не наступило, возможно, вопрос в самой работе, которая постоянно заставляет вас «тушить пожары». Это также знак, что нужно что-то менять.

Однако прежде чем обвинять во всем работу, отступите назад. Подумайте об этих четырех привычках, которые могут делать вашу жизнь напряженной. И если дело в них, то это тоже нужно изменить.

Источник: www.themuse.com

Перевод: Вера Дьячкова